Tijd is niet te managen! Prioriteit wel

Kies bewust wat je niet doet!

De meeste mensen hebben meer werk dan er in een werkdag past. Herkenbaar? Op zich is dat niet iets waar je je druk om zou moeten maken. Het vraagt wel van je om op een cognitief, bewust niveau te kiezen voor wat je wél doet, en daarmee ook voor wat je niet doet.

De stelregel is dat als je heel bewust kiest om iets niet te doen, je er minder snel een schuldgevoel over krijgt. Vaak hebben we niet precies door wat we niet doen, omdat we in een race vanuit een gebrek aan overzicht en controle proberen alles gedaan te krijgen. Wat ben ik druk!.. Maar ben je ook effectief? Ben je ontspannen? Meestal valt dat tegen. Onthou: Het is oké als je iets niet doet, als je maar weet wat je niet doet.

Zodat je dat stemmetje in je achterhoofd uitschakelt

Want anders stuurt je onderbewuste je vanzelf losse eindjes over de dingen die je eigenlijk had moeten doen (maar ja, je had er geen tijd voor, zei je tegen jezelf). Dat heeft te maken met het begrip unfulfilled commitments. Je hebt met iemand anders of met jezelf afgesproken dat je iets zou doen en tot nu toe heb je dat nog niet gedaan. Op het moment dat je relaxed op de bank zit voor een avondje Netflix schiet het opeens te binnen. Je moest die klant nog bellen!

Veel mensen hebben te weinig structuur en overzicht om de juiste keuzes hierin te maken en je raadt het al: je wordt gedreven door de waan van de dag, door latest en loudest. Mensen zonder doelen werken vaak aan de doelen van andere mensen.

Hoe krijg je nou de kunst van het beslissen onder de knie?

5 praktische stappen om beter te worden in het stellen van prioriteiten:

1. Goed is goed genoeg
   Neurowetenschapper Daniël Levitin deed onderzoek naar ons brein. Wat blijkt? Ons brein is gebouwd voor de jager/verzamelaarstand. We zijn gebouwd om 1.000 mensen te ontmoeten in ons leven. Als je nu een uur door Amsterdam loopt, heb je dat ook al te pakken. We zijn als mens slechts in staat om een bepaalde hoeveelheid beslissingen te kunnen nemen. Gelukkig nemen we heel veel beslissing op basis van “goed genoeg”. Je hebt immers niet de tijd om te onderzoeken welke stomerij daadwerkelijk de beste is in een omgeving van 10 kilometer. Dus kies je voor degene die je goed genoeg lijkt.
2. Sluit je af voor nieuwe prikkels
   Doordat we elke dag heel veel beslissingen moeten nemen, raakt deze ‘spier’ oververmoeid. Doordat er zoveel informatie op ons af komt, is het erg lastig om ook voor belangrijke zaken de juiste beslissing te nemen. Het is daarom ontzettend belangrijk om jezelf zo weinig mogelijk bloot te stellen aan nieuwe prikkels, ze tasten namelijk je vermogen aan om de juiste beslissing te kunnen nemen. Zet zoveel mogelijk notificaties uit. Het onderbreekt je focus en je komt niet toe aan ‘deep work’ (ook de titel van een interessant boek van Cal Newport).
3. Kies voor de 20% meest rendabele activiteiten
   Bepaal welke activiteiten het belangrijkste zijn in jouw rol (wat zijn gouden activiteiten die veel resultaat opleveren? Waarmee lever je maximale toegevoegde waarde in jouw organisatie, voor je collega’s of voor je klanten?) In mijn trainingen valt me op dat de belangrijkste zaken, het vaakst uitgesteld worden. Omdat wat écht belangrijk is, zelden urgent wordt.
4. First things first
   Ad-hoc werken, je ontkomt er natuurlijk niet altijd aan. Er zijn nu eenmaal altijd een paar dingen die je op korte termijn moet fixen. Zorg ervoor dat je hiervoor tijd reserveert op een dag! Begin de dag eerst met de belangrijkste zaken, en plan na 11 uur tijd voor het blussen van de brandjes.
5. Denk in Gewenste Uitkomsten
   Bepaal voor je dag begint: wat is hetgene dat ik vandaag wil bereiken? Net als in auto stippel je de route uit naar aanleiding van de eindbestemming. Denk eerst na over het doel van die dag. Bepaal wat er voor moet gebeuren om dat te realiseren en ga dán pas aan het werk.